Servicio de protección de datos y adaptación al RGPD

Servicio de protección de datos y adaptación al RGPD

Nuestro servicio de protección de datos y adaptación al RGPD está diseñado para que tu empresa cumpla con la normativa europea y española en materia de privacidad sin perder tiempo ni recursos internos. Traducimos las exigencias legales del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) a procesos claros, documentos comprensibles y medidas técnicas y organizativas que realmente puedas aplicar en tu día a día.

Partimos de la realidad de tu negocio: qué datos tratas, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y quién accede a ellos. No ofrecemos plantillas genéricas, sino una adaptación a medida que tiene en cuenta tu sector, el tipo de clientes, el uso de herramientas digitales (CRM, email marketing, comercio electrónico, apps, videovigilancia, etc.) y la estructura de tu organización. El objetivo es minimizar riesgos legales, reputacionales y económicos, a la vez que aportamos orden y seguridad a la gestión de la información.

La protección de datos no es solo un requisito legal, sino una ventaja competitiva. Contar con políticas de privacidad, procedimientos internos y contratos bien redactados transmite confianza a tus clientes, proveedores y colaboradores. Además, te permite responder con solvencia ante auditorías, inspecciones de la AEPD o requerimientos de cualquier organismo público, evitando situaciones de improvisación o respuestas incompletas que puedan derivar en sanciones.

• Diagnóstico inicial de cumplimiento y detección de riesgos.
• Definición de las medidas técnicas y organizativas adecuadas a tu negocio.
• Elaboración de toda la documentación legal y operativa necesaria.
• Acompañamiento en la implantación y soporte continuo ante dudas.

Obligaciones legales según RGPD y LOPDGDD

Toda empresa, profesional autónomo o entidad que trate datos personales está obligada a cumplir el RGPD y la LOPDGDD, con independencia de su tamaño o facturación. La normativa exige identificar claramente las finalidades del tratamiento, informar a las personas afectadas, contar con una base jurídica válida, respetar los plazos de conservación, garantizar la seguridad de la información y demostrar, en todo momento, que se ha actuado con diligencia.

Nuestro servicio te ayuda a entender, de forma práctica, qué obligaciones te afectan y cómo cumplirlas sin sobrecargar tu estructura. Revisamos la recogida de datos a través de formularios físicos y online, las comunicaciones comerciales, la gestión de nóminas y recursos humanos, la relación con proveedores, el uso de servicios en la nube, la videovigilancia o los sistemas de control de acceso, entre otros aspectos. A partir de ahí, definimos las acciones necesarias para situarte en un escenario de cumplimiento realista y sostenible.

Además, evaluamos si tu actividad requiere la realización de una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD), o la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO). De ser necesario, te acompañamos en todo el proceso, desde la identificación de tratamientos de alto riesgo hasta la comunicación con la Agencia Española de Protección de Datos. El cumplimiento deja de ser una carga para convertirse en un marco de seguridad jurídica que protege el valor más sensible de tu negocio: la información de personas.

Análisis de riesgos y registro de actividades de tratamiento

El RGPD introduce el principio de responsabilidad proactiva: no basta con cumplir, hay que poder demostrar que se ha cumplido. El análisis de riesgos y el registro de actividades de tratamiento son herramientas clave para ello. A través de entrevistas, revisión de procesos y análisis de sistemas, identificamos qué datos manejas, quién interviene, dónde se almacenan, qué vulnerabilidades existen y qué impacto tendría una brecha de seguridad o un uso indebido.

Traducimos este análisis en un registro de actividades estructurado y actualizado, que detalla cada tratamiento de datos personales: finalidad, base jurídica, categorías de datos y de interesados, plazos de conservación, medidas de seguridad, cesiones a terceros y transferencias internacionales, entre otros elementos. Este registro es obligatorio para la mayoría de organizaciones y suele ser uno de los primeros documentos que se solicitan en una auditoría o inspección.

A partir de los riesgos identificados, proponemos medidas técnicas y organizativas proporcionadas: cifrado, controles de acceso, registros de actividad, políticas de contraseñas, procedimientos de copia de seguridad, clasificación de la información, restricciones de uso de dispositivos, protocolos de teletrabajo seguro, etc. Cada medida se documenta de forma clara para que sepas qué hacer, quién es responsable y cómo revisar periódicamente su eficacia.

• Mapa de tratamientos y flujos de datos dentro de la organización.
• Identificación de amenazas y vulnerabilidades relevantes.
• Valoración del impacto y probabilidad del riesgo.
• Plan de mitigación con prioridades, responsables y plazos.

Cláusulas legales, contratos y avisos de privacidad

Una parte esencial de la adaptación al RGPD es disponer de textos legales claros, completos y adaptados a cada canal de recogida de datos. Redactamos o revisamos tus cláusulas de información y consentimiento, políticas de privacidad, avisos legales, políticas de cookies y condiciones generales de contratación, asegurándonos de que cubren todas las exigencias normativas y, al mismo tiempo, resultan comprensibles para tus usuarios.

También elaboramos contratos de encargo de tratamiento con proveedores que acceden a datos personales (gestorías, servicios de alojamiento, herramientas de email marketing, software en la nube, etc.), así como acuerdos de confidencialidad con empleados, colaboradores y terceros. De esta forma, cierras el círculo del cumplimiento, garantizando que toda la cadena de tratamiento de datos opera bajo condiciones legales claras y alineadas con el RGPD.

Si tu negocio opera online, prestamos especial atención a los formularios de contacto, suscripción a newsletters, procesos de compra, áreas privadas de clientes y espacios de contratación electrónica. Comprobamos que el consentimiento se obtenga de forma válida, que puedas acreditar su obtención y que se respeten los derechos de cancelación de comunicaciones comerciales. Todo ello, acompañado de instrucciones internas para que el personal sepa cómo actuar ante solicitudes de baja, rectificación o supresión de datos.

• Políticas de privacidad adaptadas a web, app y canales offline.
• Avisos legales y condiciones de uso completos y actualizados.
• Contratos con proveedores y encargados del tratamiento.
• Modelos de cláusulas informativas para documentos internos y formularios.

Delegado de Protección de Datos (DPO): cuándo lo necesitas

No todas las empresas están obligadas a nombrar un Delegado de Protección de Datos, pero en determinados sectores y tipos de tratamiento sí es obligatorio. Este es el caso, por ejemplo, de centros educativos, entidades sanitarias, aseguradoras, operadores de telecomunicaciones, empresas que elaboran perfiles a gran escala o que realizan un seguimiento sistemático y regular de personas, entre otros supuestos previstos por la normativa.

Analizamos tu actividad para determinar si debes designar un DPO y, en caso afirmativo, te asesoramos en su nombramiento y en la definición de sus funciones. También podemos actuar como apoyo jurídico externo del Delegado, ofreciéndole criterios legales, modelos de documentación y acompañamiento en sus relaciones con la AEPD y con los interesados. Si no estás obligado a nombrarlo, te ayudamos igualmente a establecer una figura interna de referencia en materia de privacidad, con formación y herramientas adecuadas.

Te ayudamos a definir un marco de trabajo claro: canales de comunicación con la dirección, independencia funcional, acceso a la información necesaria, participación en nuevos proyectos desde la fase de diseño (“privacy by design”) y revisión periódica de las medidas implantadas. De este modo, la figura del DPO o el responsable interno de privacidad se convierte en un aliado del negocio, y no en un obstáculo, integrando los requisitos legales en la operativa diaria de forma natural.

Formación interna y cultura de cumplimiento en privacidad

Ningún proyecto de protección de datos será eficaz si el personal que maneja información no conoce las reglas básicas de actuación. Por eso, nuestro servicio incluye acciones de formación y sensibilización adaptadas a distintos perfiles dentro de la organización: dirección, mandos intermedios, personal administrativo, equipos comerciales, personal sanitario, docentes, técnicos, etc. El objetivo es que cada persona sepa qué debe hacer, qué no puede hacer y cómo reaccionar ante incidencias relacionadas con datos personales.

Diseñamos sesiones prácticas, materiales de apoyo y protocolos sencillos que se integran en la rutina de la empresa: cómo gestionar documentación en papel, qué precauciones tomar al enviar correos electrónicos, cómo usar dispositivos móviles y aplicaciones de mensajería, cómo tratar datos especialmente sensibles (salud, menores, antecedentes penales, etc.), y cómo responder cuando un cliente solicita ejercer sus derechos. Todo ello, con ejemplos reales de tu sector y sin tecnicismos innecesarios.

Además de la formación inicial, proponemos un plan de refresco periódico para incorporar cambios normativos, nuevas herramientas tecnológicas o lecciones aprendidas de incidencias internas. La protección de datos es un proceso vivo: tu negocio evoluciona, tus sistemas cambian y tus riesgos también. Mantener al equipo actualizado es la mejor garantía de que las medidas definidas en la documentación se apliquen de verdad en la práctica diaria.

Sanciones por incumplir el RGPD y cómo evitarlas

El RGPD contempla sanciones que pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, aunque en la práctica la mayoría de expedientes afectan a pymes y profesionales con cuantías más moderadas pero igualmente muy relevantes. La Agencia Española de Protección de Datos sanciona habitualmente por falta de información adecuada, consentimiento inválido, conservación excesiva de datos, falta de medidas de seguridad o respuestas incorrectas a los derechos de los interesados.

Nuestro enfoque no se limita a “apagar fuegos” cuando ya existe una denuncia, sino a prevenirlas. Revisamos los puntos críticos de tu actividad, especialmente aquellos más expuestos a reclamaciones: campañas de marketing, gestión de clientes y ex clientes, uso de bases de datos adquiridas o compartidas, difusión de imágenes en redes sociales, sistemas de videovigilancia y dispositivos de control de presencia, entre otros. A partir de ahí, priorizamos las acciones que más contribuyen a reducir el riesgo sancionador.

En caso de que ya exista una denuncia o reclamación, te asistimos en la preparación de alegaciones, recopilación de pruebas y diseño de un plan corrector creíble ante la autoridad. La transparencia, la rapidez de reacción y la voluntad de subsanar deficiencias son factores que se tienen en cuenta en la graduación de las sanciones, por lo que es esencial contar con asesoramiento especializado desde el primer momento.

Fases del servicio de adaptación al RGPD

Para garantizar un resultado homogéneo y alineado con tus necesidades, estructuramos el servicio de protección de datos y adaptación al RGPD en varias fases claramente definidas. De este modo, sabes en todo momento en qué punto del proyecto te encuentras, qué entregables recibirás y qué se espera de tu equipo en cada etapa.

1. Fase 1. Análisis inicial. Recopilamos información sobre tu actividad, sistemas, procesos y documentación existente. Identificamos tratamientos de datos, herramientas utilizadas, proveedores con acceso a información y principales riesgos.
2. Fase 2. Diseño de medidas. A partir del diagnóstico, definimos las medidas técnicas, organizativas y documentales que necesitas para cumplir la normativa y reducir riesgos de manera proporcionada.
3. Fase 3. Documentación. Elaboramos el registro de actividades, políticas de privacidad, avisos legales, contratos de encargo de tratamiento, protocolos internos y demás documentación necesaria.
4. Fase 4. Implantación. Te acompañamos en la puesta en marcha de las medidas: ajustes en formularios y procesos, configuración de herramientas, firma de contratos y comunicación interna.
5. Fase 5. Formación y seguimiento. Formamos a tu equipo, resolvemos dudas y establecemos un plan de revisión periódica para mantener la adaptación viva y actualizada.

Desde el primer contacto te explicamos con transparencia tiempos estimados, documentación que necesitaremos y forma de trabajo. Queremos que el proceso sea ágil, ordenado y lo menos invasivo posible para tu actividad, sin reuniones interminables ni tecnicismos. Nuestro compromiso es que al finalizar la adaptación dispongas no solo de papeles, sino de un sistema de cumplimiento real y asumible en el tiempo.

Preguntas frecuentes sobre RGPD y protección de datos

¿Todas las empresas están obligadas a cumplir el RGPD?

Sí. Cualquier persona física o jurídica que trate datos personales en el marco de una actividad profesional o empresarial debe cumplir el RGPD y la LOPDGDD, con independencia de su tamaño o volumen de facturación. Incluso si gestionas “pocos datos”, como una sencilla base de clientes o proveedores, estás obligado a informar adecuadamente, aplicar medidas de seguridad y respetar los derechos de las personas.

¿Necesito el consentimiento expreso de todos mis clientes?

No siempre. El RGPD reconoce varias bases jurídicas para el tratamiento de datos, entre ellas la ejecución de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal o el interés legítimo, además del consentimiento. Analizamos caso por caso qué base es la más adecuada para cada tratamiento. En todo caso, para el envío de comunicaciones comerciales por medios electrónicos sí suele exigirse el consentimiento previo o la existencia de una relación previa que cumpla ciertos requisitos.

¿Qué ocurre si pierdo documentación con datos personales?

Una pérdida, acceso no autorizado o destrucción accidental de datos puede constituir una brecha de seguridad. En función de su gravedad, puede ser obligatorio documentarla internamente, notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos e incluso informar a las personas afectadas. Por eso es tan importante contar con protocolos claros de actuación y con medidas de seguridad proporcionales al riesgo de los datos que manejas.

¿Cada cuánto tiempo debo revisar mi adaptación al RGPD?

No existe un plazo único, pero es recomendable revisar la documentación y las medidas al menos una vez al año o cuando se produzcan cambios relevantes en tu actividad: nuevo software, nuevas líneas de negocio, campañas de marketing intensivas, internacionalización, etc. Nuestro servicio incluye un acompañamiento posterior y la posibilidad de establecer revisiones periódicas para mantener tu sistema al día.

¿Qué ventajas tiene externalizar la protección de datos?

Externalizar el cumplimiento en materia de protección de datos te permite contar con especialistas actualizados, reducir el riesgo de errores, ahorrar tiempo a tu equipo y disponer de una visión objetiva sobre tus procesos. Además, te proporciona un interlocutor único que coordina la parte jurídica y la tecnológica, facilitando la implantación de medidas y la respuesta rápida ante consultas, incidencias o inspecciones de la autoridad de control.